TUGAS 4

Tugas 4 manajemen umum D3 MI Universitas Gunadarma

KOMUNIKASI ORGANISASI

 Komunikasi ada di mana-mana: di rumah, ketika anggota-anggota ke­luarga berbincang di meja makan; di kampus, ketika mahasiswa-maha­siswa mendiskusikan hasil tentamen; di kantor, ketika kepala seksi mem­bagi tugas; di masjid, ketika muballigh berkhotbah; di DPR, ketika wakil-­wakil rakyat memutuskan nasib bangsa; juga di taman-taman, ketika seorang pecinta mengungkapkan rindu dendamnya. Komunikasi menyen­tuh segala aspek kehidupan kita. Sebuah penelitian mengungkapkan bahwa 70% waktu bangun kita digunakan untuk berkomunikasi. Komunikasi menentukan kualitas hidup kita.

Mengutip pendapat R. Wayne Pace dan Don F. Faules (2001:31-33) Komunikasi organisasi adalah prilaku pengorganisasiaan yang terjadi atau bagaimana mereka yang terlibat dalam proses itu bertransaksi dan memberi makna atas apa yang sedang terjadi. Dan lebih jelasnya Komunikasi Organisasi adalah proses penciptaan makna atas interaksi yang menciptakan, memelihara dan mengubah suatu organisasi.

Dengan komunikasi kita membentuk Baling pengertian menumbuhkan persahabatan, memelihara kasih-sayang, menyebarkan pengetahuan, dan melestarikan peradaban. Tetapi dengan komunikasi kita juga menyubur­kan perpecahan, menghidupkan permusuhan, menanamkan kebencian, merintangi kemajuan, dan menghambat pemikiran. Begitu penting, begitu meluas, dan begitu akrab komunikasi dengan diri kita sehingga kita semua merasa tidak perlu lagi mempelajari komunikasi.

Mengapa komunikasi penting dalam suatu orga­nisasi? Pertanyaan ini kerap dilontarkan oleh mereka yang "concern" terhadap kajian fenomena komunikasi maupun mereka yang tertarik pada gejala-gejala ke­organisasian. Dalam kenyataannya masalah komunikasi senantiasa muncul dalam proses organisasi. Organisasi tanpa komunikasi ibarat sebuah mobil yang didalamnya terdapat rangkaian alat-alat otomotif, yang terpaksa tidak berfungsi karena tidak adanya aliran fungsi antara satu bagian dengan bagian yang lain. Conection Komunikasi merupakan sistem aliran yang menghubungkan dan membangkitkan kinerja antar bagian dalam organisasi sehingga menghasilkan sinergi.

Di samping komunikasi mempunyai andil mem­bangun iklim organisasi, juga berdampak pada mem­bangun budaya organisasi (Organisation Culture), yaitu nilai dan kepercayaan yang menjadi titik pusat orga­nisasi. Budaya organisasi dibangun dari kepercayaan yang dipegang teguh secara mendalam tentang bagai­mana organisasi seharusnya dijalankan atau beroperasi. Budaya merupakan sistem nilai dan akan mempengaruhi cara pekerjaan dilakukan dan cara para pegawai ber­perilaku. Iklim dan budaya organisasi tersebut pada akhirnya berpengaruh terhadap efisiensi dan pro­duktivitas.

Tujuan komunikasi dalam proses organisasi tidak lain dalam rangka membentuk saling pengertian (mu­tual understanding). Pendek kata, agar terjadi penyeta­raan dalam kerangka referensi (frame of references) mau­pun bidang pengalaman (field of experiences). Meskipun nyaris mustahil menyamakan ranah kognituf individu-­individu dalam organisasi, tetapi melalui kegiatan komunikasi yang terencana dan substansi isinya ter­desain, minimal terjadi proses penyebarluasan (deffusi) dimensi-dimensi organisasi pada setiap orang. Dimensi­-dimensi yang dimaksud misalnya: mini organisasi, visi, nilai, strategi, prospek, dan sebagainya. Jika banyak orang yang tidak memahami hakekat organisasinya, maka organisasi menjadi sulit untuk melakukan mo­bilisasi, instruksi, maupun perubahan-perubahan dalam manajemen.

Ketidakmengertian (misunderstanding) merupakan sumber disintegrasi dan konflik, karena ketidak­mengertian merupakan rangsangan (stimulus) yang membangkitkan prasangka (prejudice). Berbagai aksi demo (unjuk rasa) yang dilakukan karyawan atau pegawai bukan hanya persoalan ketidakpuasan ter­hadap pendapatan dan reward (ganjaran), tetapi lebih banyak bersumber dari ketidakmengertian mereka ter­hadap eksistensi organisasinya.

Dalam bahasa Melayu dikenal pepatah "tak kenal maka tak sayang". Demikian­lah tugas komunikasi, membuat mereka yang ada dalam organisasi maupun terhadap mereka yang ada di luarnya saling mengenal satu sama lain.

Bagi organisasi yang menyadari bahwa komunikasi sudah merupakan bagian yang integral (integrated), maka kegiatan perencanaan, riset, implementasi, maupun evaluasi komunikasi.1 Selain itu, organisasi ini akan mengfungsikan secara optimal bagian-bagian yang diberi otoritas menangani masalah-masalah komunikasi, seperti "bagian kehumasan" (public relations officer), Protokoler, Pengembangan dan kerjasama.

Salah satu kegiatan komunikasi organisasi (kegiatan komunikasi dalam organisasi) adalah iklan (advertensi). Di negara maju, biaya Iklan biasanya masuk dalam ongkos proses produksi (Cost Production) yang besarnya mencapai 10% s/d 20% dari total biaya. Bahkan masuk dalam biaya investasi, setara dengan investasi di bidang sarana dan prasarana, sebab promosi merupakan suatu investasi nilai yang abstrak tetapi mahal. promosi disebut investasi karena membangun suatu "citra". Kelak di kemudian hari, para manajer dalam organisasi akan tahu bahwa konsumen menyukai suatu produk bukan semata-mata karena fungsi produk tersebut, melainkan karena kepercayaan terhadap merk dagang yang disandangnya (brand-image). Oleh karena efeknya sangat abstrak, banyak organisasi di negara berkembang yang belum menjadikan promosi Sebagai Skala prioritas. Sedangkan di negara maju, kegiatan utama mengenal­kan organisasinya kepada masyarakat dengan promosi. Bahkan untuk kegiatan politik seperti penilaian presiden, masing-masing partai menyusun dan membelanjakan iklan lewat media massa, cetak, radio, televisi, maupun internet.

Alvin Toffler (1980) meramalkan masyarakat yang akan datang ditandai dengan globalisasi yang digerakkan oleh revolusi gelombang ketiga. Ciri-cirinya antara lain, etos masyarakat industri melahirkan masyarakat modern yang berorientasi ke masa depan, menjunjung tinggi individualitas dan inter dependensi, integritas tatanan hidup, sadar akan peran keduniaan, kepercayaan pada nilai kerja dan aktivisme, menjunjung tinggi iptek, dan integritas kebangsaan. Masyarakat demikian merupakan sebuah masya­rakat cekatan (active society), penuh aneka aktivitas sosial (sosial activisitis), yang merupakan manifestasi dari kebangkitan organisasi-organisasi sosial yang meng­abdi berbagai kebutuhan dan kepentingan masyarakat yang semakin kompleks.

Mengutip Robert Presthus (1962) dan Neil Smelser (1986) organisasi masa depan mempunyai konstruk demikian: “Organisasi-organisasi itu tidak bergerak sendiri­-sendiri secara terpisah melainkan Baling berinteraksi dalam jaringan-jaringan hubungan dinamis. Maka ma­syarakat industri juga dikenal sebagai masyarakat orga­nisasi yang seolah-olah menenggelamkan individu perseorangan.”

Globalisasi adalah sebuah realitas. Sebuah ke­nyataan di mana kita sekarang ikut menghirup ke­beradaannya, merasakan konsekuensinya, dan tentu merasakan dampaknya. Tidak mungkin bisa lari dari sergapannya. Tidak mungkin kita persetankan realitas hidup ini dengan semboyan"Emangnya luu gwe pikirin!!!" kalaupun pada akhirnya kita merasa terseok-seok dalam mengantisipasi kecenderungan global itu, bila sedikit mau berusaha tahu tenting hakekatnya, minimal bisa memperkecil resiko atau mengurangi kemungkinan­-kemungkinan terburuk yang mungkin bakal kita hadapi.

Realitas kehidupan yang sedang kita jalani ini adalah suatu hasil dari dinamika manusia dalam mengembang­kan peradabannya. Manusia bisa begitu dinamis karena is membutuhkan perubahan-perubahan. Kelompok manusia yang tidak menyukai perubahan jelas akan berada dalam kerugian besar. Bukan saja menyebabkan tidak mampu mengambil peranan yang maksimal untuk memperjuangkan harkat dan martabatnya, tetapi juga tidak mampu menjamin kelangsungan hidupnya, apalagi kelangsungan hidup generasi berikutnya.

Aspek yang paling spektakuler dalam modernisasi suatu masyarakat ialah pergantian teknik produksi dari cara-cara tradisional ke cara-cara modern. Akan tetapi, proses yang disebut proses revolusi industri itu hanya satu bagian atau satu aspek saja dari suatu proses yang jauh lebih lugs. Modernisasi suatu masyarakat ialah suatu proses transformasi, suatu perubahan masyarakat dalam segala aspeknya. Menyangkut biding ekonomi, politik, budaya, maupun struktur sosial suatu ma­syarakat.

Teknologi adalah khazanah pengalaman manusia yang telah dibakukan menjadi pengetahuan tentang cara-cara membuat, memperoleh dan mencapai sesuatu untuk kepentingan manusia .1 Sedangkan sains, menurut pakar Teknik Elektro UGM ini, merupakan hasil usaha penemuan, penyusunan fakta dan pengujian informasi yang terkumpul untuk mendapat kebenaran.

Analisis selanjutnya adalah mengenai konsekuensi kompleksitas interaksi sosial yang diakibatkan oleh perubahan sosial dalam konteks yang rasional. tersebut. Di satu pihak, instrumen-instrumen iptek itu telah me­lipatgandakan kemakmuran manusia, tetapi di pihak lain menimbulkan kesenjangan-kesenjangan, yang mencipta­kan dependensi antar kelompok manusia. Hal tersebut karena kemampuan dan kemauan manusia dari setiap bangsa yang berbeda-beda dalam mengadopsi nilai­-nilai rasional tersebut dalam kehidupannya.

Komunikasi Organisasi sebagai Kajian

Kajian/telaah komunikasi organisasi banyak meng­kaitkan dengan bidang manajemen. Komunikasi dalam konteks ini dilihat dari perspektif teknis /operasiona1, komunikasi sebagai instrument mencapai tujuan-tujuan organisasi.'

Komunikasi organisasi sebagai bidang kajian Ilmu Komunikasi tidak hanya memfokuskan diri pada manajemen, tetapi telah melebar ke masalah-masalah yang berkaitan dengan organisasi secara lebih luas.

Komunikasi organisasi seringkali melibatkan juga komunikasi diadik, komuni­kasi antar-pribadi dan ada kalanya juga komunikasi publik. Komunikasi formal adalah komunikasi menurut struktur organisasi, yakni komunikasi ke bawah, ko­munikasi ke atas, dan komunikasi horizontal. Sedangkan komunikasi informal tidak bergantung pada struktur organisasi, seperti komunikasi antar sejawat, juga ter­masuk gosip.

Mengatasi Hambatan-hambatan Komunikasi 

Komunikasi yang efektif tergantung pada kualitas dari proses komunikasi yang baik pada tingkat individu maupun pada tingkat organisasi. Memperbaiki komunikasi dalam organisasi berkaitan dengan melakukan proses yang akurat mulai dari proses penyandian, penyampaian pesan, penguraian dan umpan balik pada tingkat komunikasi antar pribadi, dan pada tingkat organisasi menciptakan dan memonitor saluran komunikasi yang tepat. Beberapa cara dapat dilakukan untuk meningkatkan efektivitas komunikasi.

1.      Meningkatkan umpan balik. Kesalah pahaman dapat dikurangi jika proses umpan balik dilakukan dengan baik. Mekanisme umpan balik dalam organisasi sama pentingnya dengan komunikasi antar pribadi.

2.      Empati. Empati pada dasarnya merupakan komunikasi yang dilakukan berorientasi pada penerima. Komunikator harus menempatkan dirinya sebagai penerima, sehingga proses penyandian, penggunaan bahasa dan saluran disesuaikan dengan kondisi penerima.

3.      Pengulangan. Cara yang efektif untuk meningkatkan efektivitas komunikasi adalah mengulangi pesan. Pengulangan membatu pendengar atau penerima untuk menginterpretasikan pesan yang tidak jelas atau terlalu sulit untuk dipahami ketika pertama kali mendengar.

4.      Menggunakan bahasa yang sederhana. Bahasa yang kompleks, istilah-istilah teknis dan jargon menyebabkan komunikasi sulit dipahami oleh pendengar atau penerima. Tidak benar bahwa gagasan yang bagus dan ilmiah harus disampaikan dalam bahasa yang ilmiah dan teknis.

5.      Penentuan waktu yang efektif. Suatu permasalahan dalam komunikasi antar pribadi dimana komunikator mulai menyampaikan pesannya pada saat penerima belum siap untuk mendengarkannya. Cara yang efektif adalah mengelola waktu untuk komunikasi sehingga pesan yang disampaikan tersusun dengan baik, ringkas dan mudah dipahami.

6.      Mendengarkan secara efektif. Salah satu cara meningkatkan komunikasi yang efektif dapat dilakukan dengan mendengarkan secara efektif. Komunikasi adalah masalah memahami dan dipahami.

7.      Mengatur arus informasi. Untuk mengatasi hambatan komunikasi karena beban informasi yang berlebihan adalah dengan mengatur arus informasi. Komunikasi diatur mutunya, jumlahnya dan cara penyampaiannya. Informasi yang disampaikan harus sistematis, ringkas dan memiliki bobot tingkat kepentingan yang cukup.

Kesimpulan

Komunikasi merupakan suatu yang sangat pokok yang dalam prosesnya ada tujuan komunikasi, yaitu :

1.      Menentapkan dan menyebarkan maksud dari pada suatu usaha.

2.      Mengembangkan rencana-rencana untuk mencapai tujuan.

3.      3.Mengorganisasikan sumber-sumber daya manusia dan sumber daya lainnya seperti efektif dan efisien.

4.      Memilih, mengembangkan, menilai anggota organisasi.

5.      Memimpin, mengarahkan, memotivasi dan menciptakan suatu iklim kerja di mana setiap orang mau memberikan kontribusi.

Di samping tujuan tersebut, unsur-unsur komunikasi meliputi ; harus ada suatu sumber, harus ada suatu maksud atau tujuan, adanya suatu berita atau informasi, harus ada suatu saluran atau media komunikasi, dan harus ada penerima berita.

Sesuai dengan tujuannya bahwa terjadinya komunikasi mempunyai beberapa fungsi, antara lain : fungsi informasi, fungsi komando akan perintah, fungsi mempengaruhi dan penyaluran, dan fungsi integrasi. Proses komunikasi dalam organisasi atau lembaga itu bisa terjadi secara formal maupun secara informal. Satu saluran komunikasi formal tertentu atau lebih ke dan dari setiap personal atau anggota adalah perlu. Saluran-saluran itu hendaknya perlu dipahami oleh setiap anggota.

Garis-garis komunikasi hendaknya dibuat sependek dan selangsung mungkin. Hendaknya mungkin bagi semua anggota untuk bertindak sebagai sumber komunikasi maupun sebagai penerima. Sistem komunikasi informal menyalurkan informasi dan pikiran-pikiran penting yang tak terpikirkan orang untuk disalurkan secara formal, memupuk ikatan dan persahabatan yang membantu bagi hubungan-hubungan insani yang baik.

Proses komunikasi akan efektif apabila komunikator melakukan perananya, sehingga terjadinya suatu proses komunikasi yang baik dan sesuai dengan harapan, di mana gagasan-gagasan atau ide dibahas dalam suatu musyawarah antara komunikator dengan komunikan, dan terjadi pemahaman tentang informasi atau segala sesuatu hal menjadi pokok dari pembahasan untuk mengarah pada kesepakatan dan kesatuan dalam pendapat. Selanjutnya bahwa dalam proses komunikasi terbagai dalam dua macam, yang meliputi komunikasi aktif dan komunikasi pasif.

TUGAS 3

Tugas 3 manajemen umum fakultas D3 IT universitas gunadarma 

PENGERTIAN DAN FUNGSI PENGAWASAN

.

BAB I

PENDAHULUAN

1.1         Latar Belakang

Fungsi pengawasan merupakan fungsi yang terakhir dari proses manajemen. Fungsi ini mempunyai kaitan erat dengan keempat fungsi manajemen lainnya. Melalui fungsi pengawasan, srandar keberhasilan program yang dituangkan dalam bentuk target, prosedur kerja dan sebagainya harus selalu dibandingkan dengan hasil yang telah dicapai atau yang mampu dikerjakan oleh staf. Fungsi pengawasn bertujuan agar penggunaan sumber daya, dapat lebuh diefisiensikan, dan tugas-tugas staf untuk mencapai tujuan program dapat kebih diefektifkan.

1.2         Rumusan Masalah

1. Jelaskan pengertian  dan fungsi pengawasan?

1.3         Tujuan

Setelah anda membaca makalah ini,

1.      Pengawasan dan pengendalian sebagai salah satu fungsi manajemen.

2.      Pengertian tentang fungsi suatu pengawasan.

  

BAB II

PEMBAHASAN

2.1     Pengertian  controlling (pengawasan dan pengendalian)

Controlling atau pengawasan dan pengendalian (wasdal) adalah proses untuk mengamati secara terus menerus pelaksanaan kegiatan sesuai dengan rencana kerja yang sudah disusun dan mengadakan koreksi jika terjadi.

Controlling atau pengawasan adalah fungsi manajemen dimana peran dari personal yang sudah memiliki tugas, wewenang dan menjalankan pelaksanaannya perlu dilakukan pengawasan agar supaya berjalan sesuai dengan tujuan, visi dan misi perusahaan. Pengawasan merupakan fungsi manajemen yang tidak kalah pentingnya dalam suatu organisasi. Semua fungsi manajemen yang lain, tidak akan efektif tanpa disertai fungsi pengawasan. Dalam hal ini, Louis E. Boone dan David L. Kurtz (1984) memberikan rumusan tentang pengawasan sebagai: “the process by which manager determine wether actual operation are consistent with plans”.

Sementara itu, Robert J. Mocker sebagaimana disampaikan oleh T. Hani Handoko (1995) mengemukakan definisi pengawasan yang di dalamnya memuat unsur esensial proses pengawasan, bahwa: “pengawasan manajemen adalah suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan – tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan, serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan dipergunakan dengan cara paling efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan-tujuan perusahaan.”

Dengan demikian, pengawasan merupakan suatu kegiatan yang berusaha untuk mengendalikan agar pelaksanaan dapat berjalan sesuai dengan rencana dan memastikan apakah tujuan organisasi tercapai. Apabila terjadi penyimpangan di mana letak penyimpangan itu dan bagaimana pula tindakan yang diperlukan untuk mengatasinya.

Selanjutnya dikemukakan pula oleh T. Hani Handoko bahwa proses pengawasan memiliki     lima tahapan, yaitu:

(a) Penetapan standar pelaksanaan

(b) Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan

(c) Pengukuran pelaksanaan kegiatan nyata

(d) Pembandingan pelaksanaan kegiatan dengan standar dan penganalisaan penyimpangan-   penyimpangan

(e)  Pengambilan tindakan koreksi, bila diperlukan.

2.2   Fungsi pengawasan 

Sebagai suatu pengendalian manajemen yang bebas dalam menyelesaikan tanggung jawabnya secara efektif maka fungsi pengawasan adalah :

1.         Untuk menilai apakah pengendalian manajemen telah cukup memadai dan dilaksanakan secara efektif.

2.         Untuk menilai apakah laporan yang dihasilkan telah menggambarkan kegiatan yang sebenarnya secara cermat dan tepat.

3.         Untuk menilai apakah setiap unit telah melakukan kebijaksanaan dan prosedur yang menjadi tanggung jawabnya.

4.         Untuk meneliti apakah kegiatan telah dilaksanakan secara efisien.

5          .Untuk meneliti apakah kegiatan telah dilaksanakan secara efektif yaitu mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Dengan demikian fungsi pengawasan adalah membantu seluruh manajemen dalam menyelesaikan tanggung jawabnya secara efektif dengan melaksanakan analisa, penilaian, rekomendasi dan penyampaian laporan mengenai kegiatan yang diperiksa. Oleh karena itu internal audit harus dapat memberikan pelayanan kepada manajemen, sehingga manajemen dapat mengetahui apakah system pengendalian yang telah diterapkan berjalan dengan baik dan efektif untuk memperoleh keadaan sesungguhnya.

Secara umum, pengawasan dapat dilakukan dengan beberapa langkah, antara lain sebagai berikut:

• Menetapkan standar untuk pengawasan.

Ada tiga bentuk standar yang umum:

a.Standar-standar phisik; meliputi kuantitas barang atau jasa, jumlah langganan, atau kualitas produk.

b.Standar-standar moneter; yang ditunjukkan dalam rupiah dan mencakup biaya tenaga kerja, biaya penjualan, laba kotor, pendapatan penjualan, dan sejenisnya.

c.Standar-standar waktu; meliputi kecepatan produksi atau batas waktu suatu pekerjaan harus diselesaikan.

• Meneliti, memeriksa, dan menilai hasil yang dapat dicapai.
• Membandingkan hasil dengan standar.
• Memperbaiki penyimpangan dengan tindakan koreksi.

Pengawasan dapat dilakukan dengan beberapa metode, antara lain sebagai berikut:

• Komparatif: Komparatif yaitu sistem pengawasan yang dilakukan dengan cara membandingkan hasil dengan rencana.
• Inspektif: Inspektif artinya sistem pemeriksaan setempa berguna untuk mengetahui secara langsung keadaan sebenarnya mengenai pelaksanaan suatu pekerjaan.
• Verifikatif: Verifikatif artinya sistem pangawasan secara pemeriksaan, biasanya menyangkut bidang keuangan dan material.
• Investigatif: Investigatif artinya pengawasan yang dilakukan dengan mengadakan penyelidikan.

BAB III

KESIMPULAN DAN SARAN

3.1         Kesimpulan

Berdasarkan dari pembahasan makalah kami, dapat disimpulkan bahwacontrolling atau pengawasan adalah fungsi manajemen dimana peran dari personal yang sudah memiliki tugas, wewenang dan menjalankan pelaksanaannya perlu dilakukan pengawasan agar supaya berjalan sesuai dengan tujuan, visi dan misi perusahaan. Pengawasan merupakan fungsi manajemen yang tidak kalah pentingnya dalam suatu organisasi. Semua fungsi manajemen yang lain, tidak akan efektif tanpa disertai fungsi pengawasan. Dan pelaksanaan pengawasan dalam manajemen dibutuhkan manajer.

3.2         Saran

 Untuk itu kami mengharapkan masukan kepada pembaca demi perbaikan penyusunan selanjutnya. Dan semoga dengan makalah ini dapat dimanfaatkan sebagaimana mestinya untuk membantu kelancaran perkuliahan.

\ 

DAFTAR PUSTAKA

http://pengertian-skripsi.blogspot.com/2011/02/fungsi-pengawasan.html

http://www.ensiklopedia1.com/fungsi-pengawasan-dalam-manajemen/